Утренняя обработка путевых листов и документов водителей
В начале рабочего дня диспетчерская служба сталкивается с плотным потоком путевых листов, показаниями одометров и чеками на топливо. Ручной перенос этих сведений в учетную систему отнимает полезное время и нередко приводит к досадным опечаткам в отчетах.
Цифровой ассистент берет на себя распознавание фотографий путевых листов, сопоставляет данные с графиком движения и формирует черновики записей в базе данных. Диспетчер лишь бегло сверяет итоговые строки перед проведением документов в программе.
Автоматическая первичная проверка позволяет вовремя заметить расхождения между выданным горючим и реальным пробегом тягача по одометру. Механик автоколонны получает готовую сводку без необходимости вручную пересчитывать каждый бумажный бланк.
Дневной расчет входящих заявок и проверка параметров груза
В течение дня от клиентов поступают запросы на перевозку с разными требованиями к температурному режиму, тоннажу и срокам доставки. Для каждого отправления логисту приходится открывать тарифные сетки, сопоставлять габариты и уточнять доступность подходящих прицепов.
Для ускорения первичной обработки запросов логистическая служба передает ассистенту следующие рутинные действия:
- Извлечение адресов погрузки и выгрузки из текста электронного письма или вложенного файла
- Предварительный расчет нормативного километража и сопоставление с базовыми тарифными ставками
- Проверка габаритов и массы груза по паспортам доступных в автопарке полуприцепов
- Подготовка проекта коммерческого предложения для согласования ответственным менеджером
Контроль движения транспорта и оповещение клиентов в пути
Когда машины выходят на маршрут, грузоотправители регулярно запрашивают текущее местоположение груза и прогноз времени прибытия. Если менеджеры отвечают на каждый такой звонок вручную, на поиск информации уходит половина рабочего дня.
Программный ассистент отслеживает контрольные точки маршрута по сигналам датчиков и формирует короткие информационные сводки. Клиент получает своевременные уведомления, а логист подключается только в случае отклонения машины от графика движения.
При возникновении дорожных заторов или поломок в пути система готовит проект предупреждающего сообщения для получателя груза. Это избавляет диспетчера от нервных объяснений и позволяет заранее перестроить график разгрузки на складе назначения.
Как выбрать первый участок для безопасного запуска
Не стоит пытаться автоматизировать всю цепочку перевозок одновременно. Намного надежнее выделить один повторяющийся участок с четкими входящими данными, например, проверку показаний путевых листов или подготовку черновиков расчетов по стандартным направлениям.
Такой точечный подход позволяет водителям и диспетчерам освоить новый инструмент без стресса, а руководству дает возможность наглядно оценить сокращение времени обработки типовых документов.
После того как сотрудники привыкнут к надежной работе программы на одном участке, можно переходить к автоматизации смежных процессов в диспетчерской.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Начните автоматизацию перевозок с разбора путевых листов и расчета заявок.