Утренний прием и маршрутизация входящих заявок
В начале рабочего дня отдел сбыта сталкивается с потоком сообщений из почтовых ящиков, диалогов в мессенджерах и форм обратной связи. На первичное чтение и назначение ответственных уходит масса продуктивного времени.
Программный ассистент быстро считывает содержание входящего письма, определяет город поставки и требуемый объем продукции. Если обращение содержит явный запрос на стандартную номенклатуру, ассистент связывает его с профильным специалистом.
Благодаря этому потенциальный партнер получает первичный отклик без ожидания, пока секретарь освободится от других дел.
Дневной сбор сведений и подготовка черновиков
В разгар дня сотрудники постоянно отвлекаются на поиск учредительных документов, проверку остатков на складах и заполнение типовых спецификаций. Это снижает общую скорость взаимодействия с покупателями.
Помощник подключается к справочникам и формирует проект коммерческого предложения по заданному шаблону. Он подтягивает действующие расценки, рассчитывает общую массу партии и прикрепляет файл к карточке в корпоративной системе.
Менеджеру остается лишь проверить примененные коэффициенты и нажать кнопку отправки.
Вечерняя сверка статусов и назначение звонков
К завершению рабочего дня важно зафиксировать, на каком этапе остановился каждый диалог. Без должного контроля легко забыть о клиенте, попросившем перезвонить через три дня.
Ассистент сканирует цепочки писем и формирует расписание повторных контактов на следующее утро. Он создает напоминания и добавляет краткие тезисы предыдущей беседы, исключая потерю контекста.
С утра специалист видит перед собой ясный план действий без необходимости перечитывать историю переписки.
Границы полномочий и зоны персональной ответственности
Даже самая аккуратная программа не способна почувствовать сомнения собеседника или оценить его платежную дисциплину по косвенным признакам. Поэтому ключевые решения остаются за штатным сотрудником.
Обязательного подтверждения человеком требуют следующие ключевые действия:
- согласование специальных условий поставки и скидок от объема;
- утверждение отсрочки платежа для новых покупателей;
- финальное согласование текста договора с юридическим отделом;
- отправка документов, накладывающих на компанию финансовые обязательства.
Как последовательно подключить первые процессы
Начинать следует с самого простого и изолированного звена — например, с автоматического заведения карточки новой организации по присланному файлу карточки предприятия.
После того как сотрудники оценят экономию времени на вводе ИНН и банковских счетов, можно переходить к автоподготовке черновиков стандартных счетов.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Выберите один типовой процесс с понятными правилами и поручите черновую работу ассистенту.