Документы, без которых агент не справится
Для работы с сырьём необходимы паспорта безопасности и сертификаты поставщиков, заказы на закупку и записи о приёмке. Для учёта партий добавляются журналы движения, сроки годности и места хранения.
Желательно иметь образцы документов от разных поставщиков: формы у них отличаются, и агенту нужно показать, как выглядит нормальный комплект.
Отдельно уточните, какие документы считаются обязательными для допуска партии на склад. Эти перечни есть у отдела качества, и агент должен получить их дословно.
Где эти сведения обычно лежат
Паспорта и сертификаты приходят по почте, часть хранится на бумаге в отделе качества. Заказы и записи приёмки находятся в 1С или в таблицах склада. Журналы партий ведёт кладовщик, иногда в нескольких местах одновременно.
Составьте карту: что, где лежит, кто обновляет. Это занимает полдня, но потом избавляет от недоразумений.
- Паспорта безопасности и сертификаты в почте и папках.
- Заказы на закупку и записи приёмки в учёте.
- Журналы партий и сроки годности на складе.
- Регламенты охраны труда в отделе безопасности.
Что мешает: разные формы и бумага
Главная помеха — документы разных форм: поставщики называют разделы по-своему, и агенту нужно объяснять соответствия. Вторая — бумага без копий, которую агент прочитать не может.
Регламенты охраны труда ограничивают, кто и какие сведения вправе просматривать. Агент должен работать в этих границах, поэтому права настраивают вместе со специалистом по безопасности.
Помогает простая договорённость с поставщиками: просить присылать документы в одной форме и в виде файла, а не фотографии. Многие соглашаются без возражений.
Как навести порядок без остановки работы
Не нужно переделывать архив. Начните с документов на новые поставки: договоритесь, что они приходят в одну почту, и там же сохраняются сканы. Старые документы подключайте по мере необходимости.
Назначьте ответственного за актуальность. Разумно, если это человек из отдела качества, который сам заинтересован в порядке.
Короткая проверка готовности данных
Возьмите последнюю поставку и найдите все документы за пять минут. Если получилось, данные готовы. Если нет, придётся навести порядок до подключения агента.
Заодно спросите себя, кто в компании знает, где лежат эти документы. Если ответ зависит от одного человека, данные хранятся ненадёжно, и это стоит исправить заранее.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Проверьте на одной последней поставке, сколько времени уходит на поиск паспорта безопасности и сертификата.