Что проверить перед стартом
Подготовка заявки это работа с десятками страниц, где одно пропущенное условие стоит участия. Агент пригодится, если у него есть из чего собирать ответ. Проверьте, что у вас есть:
- Папка с документами закупки в одном формате, а не россыпь сканов
- Таблица требований заказчика с отметками о выполнении
- Прошлые заявки, особенно выигранные, и письма с уточнениями
- Шаблоны ваших стандартных документов и справок
- Список ответственных за каждый раздел заявки
Если хотя бы по двум пунктам ответ отрицательный, начните с наведения порядка. Агент не заменяет аккуратный архив, он лишь делает его пригодным для быстрой работы.
Какие данные понадобятся и в каком виде
Особенно уверенно агент работает с документами, из которых можно извлечь текст. Сканы без распознавания придётся перевести заранее, иначе он не прочитает главное. Таблицы требований ведите в виде столбцов: требование, раздел документации, чем подтверждается, ответственный, статус.
Переписку с заказчиками сохраняйте по закупкам. Агент использует её, чтобы напомнить, какие разъяснения вы уже получали и что обещали.
Отдельно храните сведения о самой компании: реквизиты, опыт, лицензии, справки. Агент подставит их в черновик, а специалист проверит актуальность и срок действия.
Где чаще всего спотыкаются
Первое препятствие объёмные документы, к которым добавляются изменения. Специалист видит в версии документации правки, а агент может прочитать старую, если в папке лежат обе. Назовите файлы по дате и уберите устаревшие.
Второе препятствие личные таблицы, которые знает только один сотрудник. Когда он в отпуске, агент не находит нужных сведений. Третье распределение прав: в заявках есть расценки, и их видят только те, кому положено.
Четвёртое препятствие время. Документы приходят за несколько дней до срока, и на подготовку данных его не остаётся. Приводите архив в порядок между закупками, а не в разгар заявки.
Пример проверки на одной закупке
Возьмите завершённую закупку. Попросите агента составить таблицу требований по документации и сравните её с вашей. Затем попросите собрать перечень документов для заявки и проверьте полноту. Если он пропустил пункт, найдите причину: документ был плохо распознан, требование спрятано в приложении или формулировка двусмысленная.
После такой проверки вы увидите, какие данные нужно привести в порядок, и сможете делать это целенаправленно. Итоговую заявку всё равно читает специалист и подписывает ответственный.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Возьмите завершённую закупку и проверьте, сможет ли агент собрать по ней таблицу требований.