Какие данные нужны для задач директора
Начните с вопросов, которые вы задаёте отделу каждую неделю: где мы относительно плана, что застряло в воронке, какие ключевые клиенты просели. Для ответа на них нужен небольшой набор источников.
Не нужно собирать всё сразу. Для первого запуска достаточно плана, воронки и списка клиентов; договоры подключаются вторым этапом, когда агент освоится с цифрами.
Спросите у отдела продаж, какие вопросы директор задаёт чаще всего, и составьте список источников по ним. Так вы не соберёте лишнего и не пропустите нужное.
- План продаж по менеджерам и периодам.
- Воронка сделок с этапами и датами перехода.
- Список ключевых клиентов и ответственных за них.
- Договоры с условиями оплаты и сроками действия.
- Реестр отгрузок или оплат из 1С.
Как привести источники в порядок
Сначала определите, где хранится правда по каждому показателю. План лежит в таблице, сделки в Битрикс24, оплаты в 1С. Выберите один источник на показатель и договоритесь, что остальные копии не считаются.
Затем выровняйте названия. Если один клиент в CRM записан тремя способами, агент сочтёт их разными компаниями. Составьте справочник клиентов и этапов воронки, и пусть менеджеры заполняют его при вводе, а не потом.
Договоры стоит хранить в одной папке с понятными именами файлов, чтобы агент находил нужный по клиенту и дате, а не по случайному номеру.
После наведения порядка запишите, где что лежит, одной страницей. Эта памятка пригодится и новым менеджерам, и самому агенту как описание источников.
Что мешает, когда отчёты приходят с задержкой
Если отдел продаж присылает отчёты на третий день после закрытия недели, агент честно покажет устаревшую картину. Проблема не в нём, а в том, что данные внесли поздно.
Договоритесь о фиксированном часе, до которого менеджеры обновляют сделки, и пусть агент напоминает тем, у кого карточки не тронуты несколько дней. Так отчёт собирается из свежих данных, а не из памяти.
Ещё одна помеха — свободный текст там, где нужно значение. Причину отказа в виде абзаца сложно сложить в статистику, а выбор из списка легко.
Короткая проверка перед запуском
Возьмите ключевого клиента и попросите коллегу вручную собрать о нём сведения: сделки, договор, оплаты. Если на это уходит много времени или источники противоречат друг другу, агент столкнётся с теми же трудностями.
Если же ответ собирается за разумное время и сходится между системами, можно подключать агента и сравнивать его ответ с ручным. Расхождения покажут, какие поля ещё нужно подчистить.
Проверку полезно повторять раз в квартал: структура данных меняется, и незаметно расползшийся справочник снова ухудшает ответы.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Выберите одного ключевого клиента и проверьте, сходятся ли о нём данные в CRM, 1С и договорах.