Проверьте, понимает ли команда состояние визита
Просьба пациента подобрать другое время ещё не означает отмену приёма. В расписании должны различаться действующая запись, предложенный вариант и подтверждённый перенос. Когда эти состояния описаны одним словом запись, помощник может подготовить сообщение, противоречащее действительной договорённости. Проверка готовности здесь начинается с языка регистратуры, а не с подключения таблицы.
До запуска разберите с администраторами границы каждого состояния:
- Кто подтверждает отказ пациента от прежнего времени.
- На каком основании новый интервал считается доступным.
- Как сохраняется связь между прежним и новым визитом.
- Что сообщают пациенту, пока перенос ещё не согласован.
Не отправляйте агенту карту ради выбора времени
Для подготовки вариантов приёма нужны сведения о длительности, враче и допустимом типе записи. Медицинские снимки и подробности лечения не следует добавлять просто ради полноты. Состав разрешённых сведений обсуждают до обращения к внешней модели. Сервер клиники для платформы не означает, что содержание запроса обрабатывается исключительно там.
Другая ошибка — использовать копию расписания без отметки времени выгрузки. Агент может аккуратно прочитать уже устаревший свободный интервал. Администратор сверяет выбранное время с действующим источником непосредственно перед подтверждением. Текстовое поручение не создаёт резервирование и не защищает от параллельной записи другого пациента.
Не объясняйте каждую неявку забытым напоминанием
Неявка может быть связана с неподтверждённым переносом, непонятным сообщением или обстоятельством, которое клинике неизвестно. Нельзя приписывать ей причину по одному отсутствию в расписании. Сохраните отдельно факт отправленного сообщения, ответ пациента и итог визита. Просьба отвечать убедительнее не исправляет неверный статус записи.
Признак неверного внедрения — администратор после ответа агента заново выясняет всю историю договорённости. Особенно важно замечать повторные обращения: они показывают, какие сведения не дошли до пациента, но сами по себе не доказывают сбой модели. Разберите содержание переписки до изменения правил уведомления.
Разберите перенос чистки без потери исходной записи
Допустим, пациент просит перенести гигиенический приём, а в разрешённой учебной таблице есть два возможных интервала. Агент готовит черновик предложения и отмечает, что исходный визит пока действует. Администратор проверяет длительность процедуры и доступность врача, затем согласует время с пациентом. Только после этого человек меняет рабочее расписание.
Вторая часть проверки — повторное сообщение пациента до подтверждения. Помощник не должен считать его новой независимой заявкой или объявлять перенос завершённым. Медицинские вопросы из этой переписки передают стоматологу; агент не определяет допустимость процедуры. Такой разбор обнаруживает ошибки смысла раньше, чем они проявятся в пустом кресле и растерянном пациенте.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Обсудите с регистраторами условный перенос гигиенического приёма и отметьте момент, когда прежнюю запись действительно можно отменить.