Перечень категорически запрещенных к передаче сведений
Каждый работник компании должен четко понимать границу между открытыми рабочими материалами и критически важной тайной организации. Существует ряд сведений, попадание которых в открытые диалоговые окна способно парализовать деятельность всей структуры.
В первую очередь запрет касается любых аутентификационных данных: паролей от почтовых ящиков, закрытых ключей шифрования и токенов доступа к базам данных. Передача даже одного пароля в открытый чат фактически открывает двери злоумышленникам во внутреннюю сеть предприятия.
Среди безусловно закрытых категорий информации числятся следующие позиции:
- Пароли, логины и секретные токены доступа к корпоративным системам учета;
- Паспортные данные клиентов, номера свидетельств и домашние адреса людей;
- Полные выписки по расчетным счетам с историей взаиморасчетов и остатками;
- Чертежи редких узлов оборудования и технологические секреты производства.
Защита персональных сведений клиентов и работников
Законодательство накладывает строгие ограничения на порядок обработки персональных данных граждан и предусматривает суровые штрафы за их компрометацию. Отправка сканов паспортов, СНИЛС или трудовых книжек во внешние облачные сервисы является грубейшим нарушением регламентов.
Перед подачей любого текста на обработку помощнику сотрудники обязаны обезличивать документы, заменяя реальные фамилии и номера условными обозначениями. Для анализа договора достаточно видеть формулировку обязательств сторон, а реквизиты должны оставаться внутри защищенной учетной базы.
Специалисты юридического отдела регулярно проводят инструктаж по правилам обезличивания.
Фиксация правил в корпоративных политиках безопасности
Устные просьбы руководства не отправлять секреты в интернет редко дают стойкий результат без официального нормативного закрепления. В компании создается специальное положение о работе с цифровыми сервисами, с которым каждый сотрудник знакомится под личную роспись.
В документе прямо прописываются разрешенные инструменты, порядок подготовки текстов и персональная мера ответственности за допущенные нарушения. Это дисциплинирует коллектив и формирует высокую культуру обращения с важными сведениями.
Технический контроль и фильтрация отправляемых файлов
Надежным дополнением к регламентам служат программные фильтры, блокирующие отправку сообщений, содержащих характерные паттерны номеров паспортов или кредитных карт. Система предупреждает пользователя об опасности и останавливает передачу файла.
Сочетание грамотного регламента и технических барьеров обеспечивает сохранность ключевых секретов компании.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Установите надежные фильтры безопасности для работы с данными с помощью Coagent.