Собрать источники по назначению, не по папкам
Правила приёма, расписание и инструкции учебного отдела не стоит объединять в один текстовый архив. У них разные области применения. Для каждого документа отметьте, на какой вопрос он отвечает, кто подтверждает его актуальность и где находится утверждённая редакция. Название файла не должно быть единственным указанием статуса.
Переписку используйте как источник вопросов и согласований, а не как замену действующей инструкции. Фраза об изменении кабинета может быть предложением, которое ещё не утвердили. Сотрудник сначала выясняет состояние решения, затем готовит материал для агента. Это особенно важно для обращений, которые затрагивают сразу несколько отделов.
Привести расписание к понятным связям
Строка с названием предмета недостаточна: нужны группа, вид занятия и редакция графика. Сокращения подразделений расшифруйте в отдельном словаре. Подготовительная проверка включает следующие действия:
- Согласовать названия групп и преподавателей между таблицами.
- Различить запланированное занятие, перенос и отмену.
- Обозначить источник утверждённого кабинета и времени.
- Убрать объединённые ячейки, скрывающие принадлежность записи.
- Отделить личные сведения студентов от данных организационного запроса.
Условное исправление двух названий одной группы
Допустим, учебный отдел использует полное название группы, а преподаватель прислал изменение под сокращением. Агенту можно поручить выписать возможные соответствия. Человек подтверждает связь по внутреннему справочнику; сходство букв не доказывает совпадение. После сверки сокращение добавляют в словарь, сохраняя исходное сообщение.
Если в письме не указан период действия изменения, не превращайте его в постоянный график. Попросите уточнение у преподавателя и отметьте неопределённость в рабочей копии. Агент должен видеть, что новое время ещё обсуждается. Очистка данных означает прояснение смысла, а не удаление всех спорных строк ради аккуратной таблицы.
Проверить подготовку на вопросе о консультации
В пробе попросите выписать сведения о консультации для условной группы и назвать поля, которые требуют уточнения. Сотрудник сверяет ответ с расписанием и подтверждённым сообщением. Если агент выбирает архивный кабинет, проверьте обозначение редакций и состав предоставленных материалов, прежде чем переписывать всё поручение.
Готовность набора подтверждается понятным происхождением сведений, а не объёмом загруженных файлов. Технический специалист проверяет состав будущего подключения и данные, передаваемые модели. Для пробных запросов удалите контакты, личные причины переводов и содержимое студенческих заявлений, не нужное для организационного ответа.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Разберите связь сокращённого названия группы с расписанием и проверьте, может ли сотрудник показать источник каждого поля ответа.