Что проверить перед началом контрольных замеров
Чтобы сравнить результаты до и после внедрения ассистента, необходимо зафиксировать отправную точку. Руководитель бухгалтерии фиксирует, сколько времени в среднем уходит на ручное оформление пакета документов по одной сделке.
Также полезно подсчитать количество обращений клиентов с просьбой переделать счет или акт из-за опечаток в реквизитах или суммах.
Для корректного замера показателей обращают внимание на следующие условия:
- Примерно одинаковый объем сделок в сравниваемые рабочие недели.
- Учет времени от момента заявки до фактической отправки файла клиенту.
- Фиксация числа исправлений, внесенных бухгалтером вручную.
- Опрос менеджеров об удовлетворенности скоростью выставления счетов.
Какие метрики отражают реальное ускорение процессов
Основной показатель — сокращение временного лага между отгрузкой товара и отправкой закрывающего акта заказчику. Если раньше документы выставлялись в конце месяца пачкой, то теперь они уходят в день исполнения обязательств.
Второй практический маркер — полное исчезновение опечаток в номерах счетов, реквизитах плательщиков и ставках налогов.
В журнал мониторинга заносят следующие измеримые факты:
- Средняя скорость формирования проекта счета по новой заявке.
- Доля закрывающих актов, отправленных клиентам в день оказания услуг.
- Количество повторных запросов документов со стороны бухгалтерии контрагента.
- Часы, освободившиеся у бухгалтера для контроля налогового учета.
Где чаще всего допускают просчеты при оценке
Ошибочно списывать задержки оплаты на медлительность программы, если клиент задерживает платежи по собственным финансовым причинам. Автоматика ускоряет документооборот, но не влияет на платежеспособность покупателей.
Также нельзя делать выводы по первым трем дням работы, когда сотрудники только осваивают интерфейс и перепроверяют каждую букву.
Устойчивый результат проявляется по итогам полного закрытого отчетного периода.
Практический пример замера на одном расчетном участке
Представим дистрибьюторскую фирму с сотней ежедневных поставок. До подключения ассистента два бухгалтера тратили всю вторую половину дня на набивку накладных и счетов-фактур в учетной базе.
После передачи рутинной сборки цифровому помощнику подготовка проекта документа стала занимать мгновения: система формирует пакет автоматически по данным из путевого листа.
Сотрудники тратят на проверку реестра не более часа в день, а закрывающие документы поступают клиентам без малейших задержек.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Оцените реальную пользу автоматизации счетов и актов в вашем бизнесе с помощью понятных практических замеров.