Какие задачи подходят для делегирования ассистенту
В малом бизнесе сотрудники часто совмещают несколько ролей: менеджер по продажам сам выписывает первичные документы и упаковывает посылки на складе. В такой суматохе ответы новым заказчикам откладываются на потом, что приводит к уходу клиентов к конкурентам.
Цифровой помощник берет на себя круглосуточный прием обращений в чатах, квалификацию лидов и предварительный сбор контактных данных. Он быстро высылает базовый каталог и ориентирует по графику работы шоурума.
Разделение процессов на полностью автоматические и гибридные
Не все операции можно доверить программе от начала до конца. Если подтверждение бронирования столика в кафе не несет серьезных рисков, то подписание соглашений с поставщиками требует участия собственника.
Для устойчивой работы предприятия задачи разграничиваются на две категории:
- Полная обработка типовых входящих вопросов по расписанию и наличию ходовых товаров.
- Подготовка черновиков счетов, спецификаций и коммерческих предложений для проверки человеком.
- Первичный сбор коммерческих предложений от оптовых поставщиков сырья.
полная обработка типовых входящих вопросов по расписанию и наличию ходовых товаров;
подготовка черновиков счетов, спецификаций и коммерческих предложений для проверки человеком;
первичный сбор коммерческих предложений от оптовых поставщиков сырья.
Практический пример поиска оптовых поставщиков упаковки
Допустим, мастерской по пошиву чехлов требуется закупить партию картонных коробок и воздушно-пузырьковой пленки по выгодной стоимости. Менеджер тратил целый рабочий день на поиск сайтов производителей, обзвон складов и сведение цен в таблицу.
Специалист поручает ассистенту собрать предложения с пяти профильных порталов по заданным габаритам тары. Программа извлекает цены за штуку, условия минимальной партии и сроки доставки, формируя сводную справку для директора за пятнадцать минут.
Управленческие функции, сохраняемые за руководителем
Переговоры об эксклюзивных скидках, одобрение отсрочки платежей постоянным клиентам и согласование возвратов бракованного товара остаются исключительно за человеком. Программа не чувствует финансового контекста и может пойти на невыгодные уступки.
Директор компании лично подписывает банковские платежки и утверждает закупки оборудования. Ассистент готовит сопоставительные расчеты, но право подписи остается у уполномоченного лица.
С какого процесса разумнее начать автоматизацию рутины
Практика показывает, что наиболее заметный эффект дает настройка помощника на входящие сообщения в мессенджерах компании. Когда пропадают пропущенные заявки в нерабочее время, продажи начинают расти без увеличения рекламного бюджета.
Убедившись в надежности работы ассистента с клиентами, предприниматель может подключить его к складским таблицам и подготовке закрывающих актов.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Посмотрите, как освободить сотрудников малого бизнеса от бесконечной переписки и бумажной рутины.