Выбор процесса для проведения первого сравнительного замера
Для объективной оценки эффективности цифрового помощника главному бухгалтеру не нужны сложные математические модели или субъективные ощущения. Достаточно выбрать один рутинный процесс, который регулярно отнимает много времени у сотрудников службы.
Классическим примером для пилотного замера служит еженедельная сверка расчетов с поставщиками и сбор недостающих закрывающих документов. Этот процесс понятен, повторяется с постоянной периодичностью и имеет четкий измеримый результат.
При подготовке эксперимента стоит обратить внимание на следующие параметры:
- Количество часов, затрачиваемых бухгалтером на ручную сверку реестров
- Число технических ошибок и опечаток, выявленных при проверке документов
- Скорость получения обратной связи от менеджеров по спорным накладным
- Субъективный уровень усталости сотрудников в период закрытия месяца
Ход проведения контрольного тестирования на рабочем участке
В течение двух недель бухгалтер ведет учет времени, затрачиваемого на обработку первичных документов обычным ручным способом. Фиксируется время на ввод накладных, поиск контрагентов в справочнике и сопоставление номенклатуры.
Затем на том же объеме документов подключается ассистент, формирующий проекты поступлений. Специалист выполняет только проверку и утверждение черновиков, отмечая реальную разницу в затраченном рабочем времени.
Что записывать в рабочий журнал по ходу эксперимента
Бухгалтеру полезно отмечать в простом журнале случаи, когда помощник неверно определил ставку налога или ошибся в выборе договора. Это позволяет понять, где требуется уточнить внутренние инструкции или скорректировать справочники.
Также фиксируются ситуации, когда ассистент успешно обнаружил расхождения в суммах или предупредил о задвоении входящего акта.
Условия обязательной остановки эксперимента и корректировки правил
Если на этапе тестирования выясняется, что проверка результатов отнимает больше времени, чем прямой ручной ввод, пилот следует немедленно приостановить. Причиной обычно является замусоренность справочника номенклатуры или слишком размытые критерии сопоставления.
После наведения порядка в исходных данных и конкретизации правил сопоставления эксперимент можно возобновить с полным пониманием границ инструмента.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Проведите замер времени на подготовку одного акта сверки с ассистентом и оцените реальную пользу.