Где возникают основные потери времени в финансовом отделе
Рабочий день финансового руководителя часто превращается в бесконечную борьбу с разрозненными таблицами. Заявки на оплату поступают из десятков подразделений в разное время, с неполным комплектом документов и ошибками в статьях затрат.
Специалисты вынуждены тратить рабочие часы на ручное сопоставление счетов с бюджетными лимитами вместо того, чтобы заниматься управлением ликвидностью и оптимизацией кредитного портфеля.
К наиболее трудоемким рутинным процессам традиционно относятся следующие операции:
- Сведение ежедневного платежного календаря по нескольким расчетным счетам компании.
- Первичная проверка входящих актов и счетов на соответствие условиям заключенных договоров.
- Составление реестров просроченной дебиторской задолженности по менеджерам и клиентам.
- Сбор промежуточных данных от филиалов для составления сводной управленческой отчетности.
Какие участки работы целесообразно передать программе
Цифровой помощник берет на себя считывание поступивших счетов, распознавание реквизитов и проверку остатка по соответствующей бюджетной статье в 1С. Если сумма укладывается в утвержденный лимит, заявка включается в проект реестра на оплату.
При обнаружении превышения лимита или отсутствия договора программа помечает строку специальным маркером и запрашивает пояснения у инициатора платежа до того, как документ попадет к директору.
Рабочий пример контроля платежного календаря компании
Рассмотрим девелоперскую компанию, где ежедневно согласовываются десятки платежей подрядчикам. До внедрения ассистента финансовый директор лично просматривал каждую заявку в течение трех часов во второй половине дня.
Теперь помощник к двум часам дня формирует проект реестра, где все счета сгруппированы по приоритетам и привязаны к прогнозу поступлений. Директор видит итоговый баланс дня, проверяет спорные позиции за пятнадцать минут и передает реестр на исполнение в казначейство.
Какие финансовые вопросы не подлежат автоматизации
Принятие решений о привлечении внешнего финансирования, изменение учетной политики предприятия и реструктуризация задолженности требуют глубокой профессиональной оценки рыночной конъюнктуры и переговоров с партнерами.
Также исключается автоматическое согласование платежей с признаками сомнительных операций без прямого контроля руководителя службы безопасности и финансового директора.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Передайте проверку заявок на оплату цифровому ассистенту на тестовый период.