Утренняя обработка корпоративных реестров и почты
Рабочий день менеджера оптовой канцелярской компании начинается с разбора десятков писем от офисных центров, банков и государственных учреждений. Клиенты присылают списки канцтоваров на очередной месяц в таблицах разного формата.
Ассистент сканирует вложенные файлы, сопоставляет наименования товаров с номенклатурой 1С и формирует предварительные проекты заказов. Программа выявляет потребности в офисной бумаге, пишущих принадлежностях и архивных папках.
Менеджер открывает учетную систему и видит готовую сводку, где подтянуты артикулы, указаны остатки на складе и рассчитана кратность заводских коробок.
Дневная сверка тендерных ведомостей и ассортиментных матриц
Тендерные закупки канцтоваров требуют сверки сотен позиций с жесткими техническими требованиями заказчика: плотностью картона, толщиной пишущего узла и белизной бумаги. Ручной подбор аналогов занимает дни.
Программный агент сопоставляет технические параметры тендерного запроса с паспортами продукции из каталога и формирует проект спецификации с эквивалентами. В процессе работы сотрудники соблюдают простой порядок действий:
Регламент взаимодействия с алгоритмом строится следующим образом:
- Загрузка технического задания тендера в систему для первичного анализа
- Автоматический подбор товаров из складской матрицы с соблюдением ГОСТ
- Проверка инженером соответствия критических параметров качества изделий
- Утверждение финального коммерческого предложения руководителем тендерного отдела
Вечерний контроль логистики доставки по офисам
Перед закрытием смены специалисты проверяют сводку заказов, переданных на комплектацию и доставку курьерскими службами. Если по какому-то адресу заказчик запросил срочное изменение времени приезда водителя, ассистент обновляет статус в карточке доставки.
Это позволяет логистической службе вовремя скорректировать маршрутные листы и избежать холостых выездов транспорта.
Задачи, которые обязан контролировать человек
Ни один алгоритм не имеет права самостоятельно принимать решения по условиям отсрочки платежей или одобрению нестандартных скидок для постоянных партнеров. Финансовые риски и кредитные лимиты контролирует руководитель коммерческого отдела.
Также человек лично ведет переговоры с представителями ключевых заказчиков при возникновении спорных ситуаций.
Как опробовать новый формат работы в компании
Разумным решением становится подключение помощника к разбору типовых ежемесячных заявок на канцтовары от десяти постоянных корпоративных клиентов. Через месяц совместной работы сотрудники освоят проверку черновиков и оценят экономию времени.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Поручите рутинную обработку канцелярских заявок Coagent с сохранением контроля за людьми.