Задача охватывает сразу все заказы торговых сетей
Хозяйство решает отдать агенту всё общение с сетями: заказы, претензии, акции, расчёты. Через неделю выясняется, что у каждой сети свои формы, а часть вопросов решается по телефону. Агент ошибается, люди теряют доверие и закрывают пилот.
Здесь стоит сузить рамки до одной сети и одного вида письма, например подтверждения объёма поставки на ближайшую неделю.
Хорошая рамка для первого запуска звучит так: одна сеть, один вид письма, один сотрудник, две недели. Если получилось, добавляйте вторую сеть уже с опытом.
Нет человека, который отвечает за результат
Когда агента поручили всем, он принадлежит никому. Таблицы устаревают, правила не обновляются, а на ошибки никто не реагирует. Назначьте одного ответственного, который знает процесс и имеет право остановить пилот.
Подойдёт тот, кто ежедневно работает с заявками и видит их слабые места, а не только директор.
Заместитель тоже нужен: теплица работает без выходных, и заявки приходят, когда основной сотрудник в отпуске или на больничном.
Результат проверяет тот же, кто его получил
Третий сбой тоньше. Агент выдал сводку по расходу воды, менеджер переслал её дальше, не сверив с журналом. Ошибка всплыла при расчёте с поставщиком удобрений. Проверку надо закладывать как отдельный шаг.
Проверьте себя по короткому перечню, пока пилот не начался:
- Названо, какая именно сеть и какой тип письма берутся для старта.
- Есть имя ответственного и его заместителя на время отпуска.
- Записано, кто и как сверяет результат до отправки наружу.
- Определено, при каких ошибках пилот приостанавливается.
Проверка не обязана быть долгой. Достаточно сверить три-четыре цифры с журналом и убедиться, что название сети, дата отгрузки и объём совпадают с договором.
Что делать вместо этого
Начните с малого процесса, где риск ошибки невысок: график посадок и сбора или внутренняя сводка. Накопите опыт, получите первые подтверждения от команды и лишь затем подходите к заказам сетей.
Если пилот остановился, разберите причину письменно. Одна страница выводов сэкономит следующую попытку.
Не расширяйте задачу из энтузиазма. Рост проекта должен идти за опытом команды, а не за ожиданиями руководителя.
Полезно записать на листе три причины, по которым вы считаете проект неудачным. Если какая-то из них наступила, остановка не обсуждается.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Прочитайте перечень выше и отметьте, какой пункт в вашем хозяйстве пока не выполнен.