Выбор пилотного подразделения для первой автоматизации
В масштабах холдинга расчетно-кассовые операции распределены между множеством филиалов и дочерних обществ. Попытка одномоментного перевода всех расчетов на умные сценарии несет операционные риски.
Разумно выбрать пилотным участком одно сбытовое подразделение со стандартизированным перечнем услуг или типовой продукцией. Это позволяет отладить генерацию первичных документов в изолированном контуре.
На примере одного дивизиона финансовая служба оценивает точность работы алгоритмов и скорость согласования документов.
Последовательный ход реализации пилотного сценария
Пилот запускают на потоке регулярных ежемесячных актов по абонентским договорам или долгосрочным контрактам поставки. Это наиболее предсказуемый объем операций с четкими графиками закрытия.
В ходе тестирования проектная команда осуществляет следующие действия:
- Подключение ассистента к корпоративной учетной системе и банку договоров
- Настройка пакетной генерации счетов на оплату в соответствии с графиками финансирования
- Автоматическое сопоставление объемов отгрузки с данными производственных систем
- Формирование реестров закрывающих актов для пакетного подписания руководителем
Что фиксировать при анализе эффективности тестового участка
В процессе пилота аналитики замеряют время полного цикла от завершения поставки до поступления подписанного УПД в корпоративный архив. Фиксируются все случаи возврата документов контрагентами из-за нестыковок в номерах договоров или позициях спецификаций.
Также отслеживается нагрузка на специалистов биллинга, освобождающихся от механического ввода данных.
Анализ журнала наблюдений позволяет точно настроить правила интеграции между базами данных.
Критерии завершения пилота и контрольные функции руководства
Пилот считается успешным, когда процент возвратов закрывающих документов снижается до единичных случаев, а массовая выписка актов происходит по расписанию. При этом методологический контроль ставок и утверждение нестандартных форм актов остаются за финансовым директором.
Руководство холдинга лично утверждает регламент тиражирования решения на остальные региональные филиалы.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Запустите пилотный проект автоматизации закрывающих документов и сократите трудозатраты на биллинг в корпорации.