Утренняя сортировка входящих сообщений и первичных запросов
В начале рабочего дня менеджер небольшой компании сталкивается со скоплением писем и сообщений из мессенджеров. Пока сотрудник вручную читает каждое письмо и пытается понять суть запроса, потенциальные покупатели ждут ответа.
Цифровой помощник с утра берет на себя первичный разбор корреспонденции. Алгоритм считывает текст письма, определяет сферу интереса заказчика, проверяет наличие контактов в базе данных и присваивает обращению категорию срочности.
В результате менеджер открывает рабочее место, где входящий поток уже разделен на понятные группы: горячие запросы с реквизитами, стандартные вопросы о поставках и спам, не требующий внимания.
Дневная подготовка коммерческих вариантов и проверка цен
В середине дня основное время уходит на расчет смет и подбор номенклатурных позиций под запросы заказчиков. Для малого бизнеса эта задача осложняется тем, что приходится оперативно запрашивать актуальные прайс-листы у сторонних поставщиков.
Электронный ассистент берет входящую спецификацию от покупателя, находит аналогичные позиции в прайс-листах проверенных партнеров и собирает черновой вариант коммерческого предложения.
Для ускорения подготовки предложений в течение дня выполняются следующие типовые действия:
- Сопоставление кодов товаров из заявки с номенклатурными справочниками
- Проверка минимальных объемов отгрузки у доступных оптовых поставщиков
- Формирование проекта расчета с учетом стандартной торговой наценки
- Подготовка текста сопроводительного письма с акцентом на ключевые выгоды
Вечерний контроль незавершенных сделок и напоминания клиентам
К завершению рабочего дня накапливается список покупателей, которые получили расчеты, но не вышли на связь для подтверждения заказа. В суете малого бизнеса менеджеры нередко забывают напомнить о себе, из-за чего сделки зависают.
Программный агент анализирует карточки воронки продаж, выявляет клиентов без недавней активности и формирует для сотрудника список рекомендуемых контактов с проектами персонализированных сообщений.
Специалисту остается лишь просмотреть предложенные варианты формулировок, внести правки и отправить напоминание в удобный для клиента канал связи.
Области переговоров, которые требуют личного участия специалиста
Окончательное решение по нестандартным условиям оплаты и предоставлению отсрочек всегда принимает руководитель или ведущий менеджер. Алгоритм не может оценить степень надежности нового контрагента исключительно по открытым перепискам.
Личный контакт необходим при согласовании спорных пунктов договоров, обсуждении скидок на крупные партии и разрешении претензий по качеству отгруженной продукции.
Баланс между программной подготовкой черновиков и живым человеческим общением позволяет малому бизнесу удерживать клиентов без расширения штата диспетчеров.
С каких шагов разумно начинать тестирование помощника
Первым делом стоит выбрать наиболее повторяющийся этап работы: например, создание проектов коммерческих предложений по типовым запросам на почту. Не нужно пытаться охватить всю воронку продаж в один день.
Когда сотрудники привыкнут проверять готовые черновики и оценят экономию времени, функционал помощника можно расширить на классификацию входящих сообщений в корпоративных мессенджерах.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Начните автоматизацию продаж с подготовки типовых расчетов и освободите менеджеров для живых переговоров.