Что подготовить до запуска автоматического выставления документов
Прежде чем подключать умного помощника к формированию счетов и актов, малому бизнесу необходимо стандартизировать учетную базу. Если номенклатура товаров и ставки услуг записаны в разных файлах с опечатками, программа не сможет корректно формировать документы.
Руководителю стоит навести порядок в справочнике номенклатуры 1С, загрузить актуальные банковские реквизиты компании и утвердить стандартные формы актов приема-передачи.
Такая подготовка позволит ассистенту без накладок генерировать счета по первому запросу менеджера без ручных исправлений.
Последовательные шаги внедрения умных сценариев в работу
Переход к автоматическому выставлению документации разумно разделить на несколько простых шагов. Это дает возможность персоналу освоить новые правила без сбоев в расчетах с клиентами.
План внедрения выстраивается в следующую практическую последовательность действий:
- Настройка генерации счетов на оплату прямо из карточки сделки в корпоративной CRM
- Подключение автоматической отправки счетов клиентам по электронной почте или в мессенджеры
- Настройка отслеживания поступления оплаты по банковской выписке с изменением статуса заказа
- Формирование проектов закрывающих актов и товарных накладных в момент завершения отгрузки
Как это выглядит на реальном процессе обслуживания заказчика
Представим компанию по производству рекламной полиграфии. Заказчик подтверждает макет буклета в чате с менеджером. Ассистент берет данные из заявки, формирует счет на оплату с правильными реквизитами и отправляет ссылку заказчику.
Как только деньги поступают на расчетный счет, система меняет статус заказа на оплаченный и ставит задачу печатникам. После отгрузки тиража ассистент автоматически готовит акт выполненных работ.
Менеджер не тратит время на ручной перенос цифр между программами и быстрее обслуживает входящий поток заявок.
На что обратить внимание при контроле работы ассистента
Несмотря на удобство автоматизации, отправка нестандартных счетов с особыми условиями постоплаты требует подтверждения руководителя. Алгоритм не должен самостоятельно предоставлять коммерческий кредит без проверки контрагента.
Также специалист обязан регулярно сверять номера выписанных документов и контролировать возврат подписанных оригиналов актов.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Начните автоматизацию со счетов на оплату и закрывайте коммерческие сделки в день обращения клиента.