С какого участка разумно начинать внедрение ассистента
Попытка сразу автоматизировать составление сложной налоговой декларации или расчет заработной платы со сложными надбавками обречена на неудачу из-за обилия нюансов законодательства. Ответственные аудиторские операции требуют высокой квалификации человека и не прощают неточностей.
Самое уязвимое место бухгалтерской фирмы — сбор и первичная обработка входящей документации от десятков обслуживаемых предпринимателей. Клиенты присылают фотографии чеков, сканы товарных накладных и выписки в разных форматах через почту и мессенджеры, создавая хаос в рабочей почте.
Организация регулярного сбора закрывающих документов
В конце каждого отчетного квартала бухгалтеры тратят половину рабочего времени на напоминания клиентам о необходимости прислать закрывающие документы от поставщиков. Предприниматели забывают прикрепить файлы или присылают нечитаемые копии без печатей.
Умный агент отслеживает наличие документов по реестру проведенных банковских платежей и формирует вежливые персональные запросы директорам компаний. Программа распознает реквизиты в поступивших файлах, проверяет наличие подписей и раскладывает документы по электронным папкам клиентов.
Этапы запуска помощника на первичном участке включают три действия:
- Подключение помощника к почтовому ящику для приема сканов и накладных
- Настройка проверки реквизитов контрагентов по единому справочнику
- Формирование черновиков реестров недостающих актов для бухгалтера
Сверка банковских выписок и разноска платежей
Второй подходящий процесс — разбор ежедневных банковских выписок по расчетным счетам клиентов. Бухгалтеру приходится вручную сопоставлять назначение платежа со статьями движения денежных средств и договорами с контрагентами.
Алгоритм анализирует текст платежного поручения, находит соответствующий счет и подготавливает черновик проводки в учетной программе. Специалисту остается лишь бегло просмотреть предложенные строки и нажать кнопку подтверждения проводки.
Снятие напряжения в ответах на типовые вопросы клиентов
Клиенты регулярно отвлекают специалистов типовыми вопросами: уплачен ли аванс по налогу, готов ли акт сверки и когда ждать платежку на перечисление взносов. Постоянные звонки мешают сосредоточиться на сложных балансах.
Цифровой ассистент берет на себя подготовку черновых ответов со ссылками на уже отправленные платежные поручения. Бухгалтер проверяет текст за пару секунд, избавляясь от необходимости отвлекаться от текущей аналитической работы.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Начните автоматизацию бухгалтерского сервиса со сбора первички и освободите специалистов от квартальной рутины.