Стандартизация полей и обязательные атрибуты карточки
Когда один менеджер записывает номер телефона через пробелы, второй через дефисы, а третий вносит контактное лицо прямо в название организации, ни один алгоритм не сможет построить адекватную выборку. База контрагентов требует единого формата ввода информации.
Каждая карточка должна содержать четко разделенные графы: официальное наименование, ИНН, контактные телефоны в федеральном формате, адреса электронной почты и сферу деятельности. Произвольные заметки менеджеров выносятся в отдельное выделенное поле примечаний.
При ревизии структуры базы в первую очередь приводят к порядку следующие данные:
- Единый числовой формат телефонных номеров с международным префиксом;
- Корректное заполнение ИНН и ОГРН для автоматической проверки по реестрам;
- Закрепление персонального ответственного менеджера за каждым контрагентом;
- Указание актуального часового пояса для своевременной отправки уведомлений.
Ликвидация дублирующихся записей и склейка контактов
Годами накапливающиеся дубли карточек одного и того же клиента размывают аналитику и приводят к нелепым ситуациям, когда два разных менеджера звонят одному заказчику с разными ценами. Перед подключением ассистента база проходит процедуру дедупликации по совпадению ИНН и телефонов.
Вся история прошлых покупок, звонков и писем объединяется в одну главную карточку, а пустые дубли удаляются или архивируются. Помощник получает целостное представление обо всех взаиморасчетах с партнером.
Сотрудники обучаются правилу предварительного поиска перед созданием нового клиента.
Прозрачная воронка и единая система статусов сделок
Статусы сделок в учетной системе должны отражать реальный факт свершившегося действия, а не субъективные ощущения продавца. Вместо расплывчатых формулировок вроде в работе вводятся четкие критерии: бриф заполнен, счет выставлен, оплата поступила.
Такая прозрачность позволяет алгоритму точно понимать, на каком этапе находится каждый диалог, и готовить уместные напоминания.
Что проверить перед запуском алгоритмов по базе
Перед подключением ассистента проведите тестовую сегментацию базы по трем базовым признакам: регион, объем закупки и дата последнего контакта. Убедитесь, что выборка формируется без пустых строк и ошибок.
Грамотно структурированная база контрагентов многократно окупает усилия ростом скорости обслуживания заказчиков.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Превратите клиентскую базу в мощный инструмент продаж вместе с Coagent.