Какие сведения требуются цифровому ассистенту
Для стабильного отслеживания взаиморасчетов алгоритму необходим доступ к трем взаимосвязанным массивам учетных записей: справочнику договоров с зафиксированными условиями отсрочки, реестру проведенных накладных и банковским выпискам по расчетным счетам.
Если эти данные ведутся в разрозненных таблицах или вносятся с опозданием на несколько недель, любой программный помощник будет выдавать неточные отчеты и формировать ложные оповещения по уже оплаченным счетам.
Порядок наведения порядка в архивах и справочниках
Перед подключением модели бухгалтерии и финансовой службе необходимо провести совместную ревизию открытых карточек контрагентов. Следует закрыть зависшие авансы, разнести старые платежи и проверить корректность реквизитов компаний-плательщиков.
Особое внимание уделяется унификации сроков оплаты: вместо размытых формулировок о платежах по факту реализации необходимо указать конкретные календарные дни:
Для подготовки учетной базы рекомендуется выполнить следующие практические шаги:
- Проведение полной инвентаризации взаимных расчетов и подписание двусторонних актов сверки.
- Устранение дубликатов контрагентов и привязка договоров к актуальным банковским реквизитам.
- Заполнение точных сроков отсрочки платежа в карточках действующих клиентских соглашений.
- Определение правил классификации задолженности по категориям давности просрочки.
Факторы, создающие помехи при автоматическом анализе
Серьезной помехой становятся не проведенные накладные, когда продукция со склада уже отгружена, а закрывающий документ в системе числится черновиком. В таком случае алгоритм не видит оснований для напоминания о платеже, и компания теряет контроль над оборотными средствами.
Также ошибки возникают при неверном указании номера договора в платежном поручении со стороны заказчика. Для таких случаев в регламент закладывается ручная проверка спорных платежей финансистом.
Краткий перечень проверки готовности перед стартом
Перед запуском цифрового помощника руководство проводит контрольную выборку по десяти произвольным контрагентам. Проверяется соответствие сальдо в учетной системе реальным выпискам из обслуживающего банка.
Убедившись в чистоте реестров, предприятие подключает ассистента к регулярному мониторингу дебиторской задолженности.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Подготовьте учетные данные предприятия и подключите Coagent для автоматического контроля дебиторской задолженности на вашем сервере.