Уязвимости при пересылке сканов документов
В процессе подготовки сделки риелтор получает сканированные копии паспортов, свидетельств о рождении, брачных договоров и выписок со счетов.
Отправка таких файлов в общедоступные облачные сервисы для распознавания текста создает огромную угрозу компрометации данных клиентов.
Злоумышленники могут использовать персональные сведения для оформления микрозаймов или совершения мошеннических действий с жильем.
Поэтому для автоматической обработки сканов разрешается использовать только изолированные локальные решения, развернутые на проверенном защищенном оборудовании.
Разграничение доступов к условиям сделки
Финансовые договоренности между сторонами, сумма задатка и реальная цена продажи составляют конфиденциальную тайну участников сделки.
Если эти сведения попадут посторонним лицам, контрагенты могут сорвать переговоры или потребовать необоснованный торг.
Цифровой помощник должен работать в закрытом контуре, а доступ к черновикам договоров защищается надежной двухфакторной аутентификацией.
Это позволяет исключить случайный просмотр документов третьими лицами и сохранить конфиденциальность финансовых условий.
Меры предосторожности при работе с ассистентом
Чтобы обезопасить себя и клиентов от утечек, придерживайтесь следующих технических и организационных правил:
Внедрите следующий защитный регламент при повседневной работе:
- Обезличивание персональных данных в текстах запросов перед их передачей алгоритму.
- Использование программного обеспечения, работающего на собственном сервере или защищенном компьютере.
- Ведение журнала обращений к архиву документов с фиксацией времени и типа файла.
- Регулярное удаление временных копий документов из папок загрузки мобильных устройств.
Вопросы о хранении архива завершенных сделок
Риелторы часто интересуются, сколько времени необходимо хранить копии документов по закрытым договорам. Закон рекомендует сохранять материалы в течение трех лет на случай судебных претензий по срокам давности.
Хранить этот архив следует в зашифрованном виде на отдельном накопителе, отключенном от общей офисной сети.
Соблюдение таких правил формирует высокую репутацию риелтора как ответственного и надежного профессионала.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Защитите персональные данные клиентов и условия сделок с недвижимостью с помощью надежной платформы Coagent на вашем сервере.