Где образовательные организации теряют время сотрудников
Сотрудники приемных комиссий и учебных отделов тратят рабочие дни на ответы на одни и те же вопросы: перечень документов для поступления, стоимость семестра, расписание вступительных испытаний и порядок оформления налогового вычета.
В период вступительных экзаменов поток входящих писем парализует работу методистов. Абитуриенты присылают сканы аттестатов, дипломов и заявлений в разных форматах, часто с неполным комплектом страниц, что требует долгой ручной переписки.
Основные потери времени в учебных заведениях обычно вызваны следующими задачами:
- Ручная проверка комплектности пакетов документов абитуриентов при поступлении.
- Рассылка индивидуальных уведомлений о времени и аудиториях проведения экзаменов.
- Сверка оплат за обучение с выписками из банковских реестров в системе 1С.
- Подготовка шаблонных справок об обучении по запросам студентов и родителей.
Какие процессы передают цифровому помощнику деканата
Ассистент сканирует входящую почту, распознает прикрепленные файлы, проверяет наличие обязательных страниц паспорта и аттестата и формирует проект личного дела абитуриента в информационной системе вуза или школы.
Если в письме не хватает медицинской справки или согласия на обработку персональных данных, программа формирует вежливый черновик ответа с точным указанием недостающих документов. Методист бегло просматривает сообщение и отправляет его абитуриенту.
Скорость регистрации поступающих возрастает, а приемная комиссия справляется с пиковыми нагрузками без привлечения временных сотрудников.
Сценарий оперативного информирования об изменениях в расписании
Представим учебный центр профессиональной переподготовки, где обучаются сотни работающих специалистов. В случае болезни преподавателя требуется срочно скорректировать график лекций и уведомить слушателей трех потоков.
Ассистент считывает изменения в расписании, готовит персонализированные проекты писем для студентов групп с указанием новой даты и ссылки на онлайн-трансляцию. Диспетчер учебного отдела визирует рассылку одним кликом.
Слушатели курсов получают актуальную информацию вовремя, что предотвращает срыв учебного процесса и недовольство аудитории.
Что остается в зоне ответственности методистов и руководства
Принятие решений о зачислении студентов, утверждение индивидуальных учебных планов и рассмотрение апелляций по результатам экзаменов осуществляются исключительно комиссией преподавателей. Программа лишь систематизирует данные документов.
Педагогический контроль и академическая этика обеспечивают объективность оценки знаний и высокий уровень образования.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Упростите прием заявлений и координацию учебного процесса с помощью цифрового ассистента.