Выбор процессов для автоматической обработки писем
В небольшой компании корпоративный почтовый ящик часто используется одновременно для приема клиентских заявок, получения счетов от поставщиков, спама и служебных рассылок. Разыскать важное письмо среди сотен рекламных предложений бывает непросто.
Для пилотной настройки выбирают категорию входящей корреспонденции, которая приносит прямую прибыль бизнесу. Ассистенту поручают первичную сортировку таких писем:
- Запросы на предоставление коммерческих предложений от новых клиентов
- Письма с вложенными реквизитами для выставления первичных счетов
- Сообщения от действующих заказчиков с уточнениями по срокам заказов
- Уведомления банков и государственных служб, требующие внимания
Ход пилотной эксплуатации почтового помощника
Ассистент подключается к корпоративной почте и анализирует тему, отправителя и текст входящих сообщений. Спам и рекламные рассылки отсеиваются в отдельную архивную папку без удаления.
Для писем с клиентскими запросами система готовит проект ответа: вежливо благодарит за обращение, подставляет актуальный прайс-лист и задает уточняющие вопросы по техническому заданию. Менеджер проверяет черновик за несколько секунд и отправляет письмо адресату.
В результате скорость первой реакции на входящее письмо сокращается до нескольких минут, что производит отличное впечатление на потенциального покупателя.
Что обязательно фиксировать в реестре переписки
Все новые клиенты и их контактные данные автоматически переносятся из почтовых подписей в базу контактов. Это исключает потерю номеров телефонов и фамилий ответственных лиц со стороны заказчика.
Если клиент не отвечает на отправленное коммерческое предложение в течение трех рабочих дней, ассистент ставит менеджеру задачу на вежливое напоминание.
Журнал переписки позволяет любому сотруднику легко подменить заболевшего коллегу и продолжить диалог с заказчиком без неловких вопросов.
Условия остановки и проверки нестандартных писем
Письма, содержащие претензии, судебные уведомления или нестандартные запросы на скидки, исключаются из автоматической подготовки ответов и помечаются специальным маркером срочности.
Такие сообщения поступают напрямую руководителю для персонального рассмотрения. Человек полностью контролирует коммуникацию в сложных и рискованных ситуациях, защищая репутацию фирмы.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Наведите порядок в корпоративной почте и ускорьте ответы на входящие заявки клиентов.